Assistante administrative indépendante

J'ai travaillé pendant 8 ans en tant qu'assistante de direction pour le compte de plusieurs société.

Je suis capable de gérer les relations avec tous les interlocuteurs, je suis très attachée à l'excellence du service, de la satisfaction des clients et la collaboration en équipe. Mes missions et mes tâches au sein des entreprises étaient variées, ce qui m'a permise d'être polyvalente et de toucher à plusieurs domaines d'activité.

Grâce à mon métier, j'ai pu former plusieurs apprentis à mon poste.

Les différentes thématiques proposées :

GESTION ADMINISTRATIVE COURANTE
Création de modèles de documents administratifs types (devis, factures, bon d’intervention...)
Démarches et formalités administratives divers
Recherches thématiques sur Internet
Création ou réorganisation complète du système de gestion administratives
Conception de fichiers, de documents, de courriers, de compte-rendu, de tableaux etc...
Rédaction et mise en place de procédure internes
Création de présentation PowerPoint
Relecture et correction
Gestion du courrier postal et numérique : réception, traitement, envoi, mise sous pli, affranchissement, publipostage
Petite gestion administrative courante : tri, classement, photocopies, numérisation, archivage
Répondre aux appels d’offres

SAISIE
Création d’une base de données
Saisie de données
Saisie de rapports, compte-rendu, documents, notes

AGENDA
Création d’un agenda / agenda en ligne
Mise à jour d’agenda
Organisation du planning
Prise de rendez-vous

GESTION DU PERSONNEL
Création, saisie et mise en ligne d’annonces
Création et saisie fiche de poste
Tri et classification des CV
Prise de RDV et préparation des entretiens d’embauche
Organisation des entretiens
Traitement des pièces administratives des candidats retenus et déclaration d’embauche (DPAE)
Création des supports d’entretiens annuels, et autres documents internes
Collecte des éléments de paie
Contrôle, impression et envoi des bulletins de paie effectués par le comptable
Tenue des dossiers du personnel
Gestion des contrats
Gestion du temps de présence, Organisation des congés
Gestion de planning
Suivi et organisation des visites médicales
Traitement des demandes de formation des salariés
ORGANISATION D’EVENEMENTS PROFESSIONNELS
Recherche de salle, de prestataires
Préparation des réunions
Gestion et communication avec les prestataires
Création, envoi, suivi et relances des invitations
Prise de commandes, de réservation…

GESTION COMMERCIALE
Accueil téléphonique des clients
Création et saisie des contrats, de rapports et de fiches internes
Relecture et correction de documents
Réception et suivi des demandes par mails et sur les réseaux
Organisation de planning et prise de rendez-vous
Gestion des affaires courantes
Coordination des intervenants
Gestion des stocks
Gestion de la relation client, et des litiges
Recherche de fournisseur et de sous-traitants
Saisie et prise de commandes
Gestion et règlements des factures fournisseurs
Communication avec les fournisseurs
Gestion des litiges
Création d’une trame de devis avec mentions légales
Saisis de devis sur logiciel dédié, relance et suivi
Intégration des tarifs sur logiciel
Saisie de bon commande
Création d’une trame de facture avec mentions légales
Saisie de factures et de bons de livraison, relance et suivi
Saisie des codes articles
Suivi de la facturation, des règlements et des impayés
Rappel des échéances
Gestion du budget
Gestion administrative des ventes

PREPARATION DE VOS PIECES COMPTABLES
Etablissement des remises en banque
Rapprochements bancaires
Suivi de la trésorerie et des règlements
Préparation et classement des documents comptable
Préparation des règlements fournisseurs
Gestion des impayés, relance
Mise en place d’un lieu de stockage des documents avec le comptable